Datenschutzerklärung

Anbieter und Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für den Betrieb der App PackFlow - Returns als Software-Service ist:

Für die Verarbeitung von Kunden-Daten im Rahmen konkreter Retouren-Vorgänge tritt die Timmgard GmbH als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf; Verantwortlicher ist insoweit der Händler (Shop-Betreiber).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in drei Kategorien: Händler-Daten, Kunden-Daten (im Auftrag des Händlers über die Shopify-Admin-API) und technische Analytik-Daten.

Händler-Daten

• Shopify-Shop-Domain und Store-Name
• DHL-Business-Account-Zugangsdaten: der DHL-API-Key wird im Klartext gespeichert, das DHL-API-Passwort ist at-rest mit AES-256-GCM unter einem rotierbaren Master-Key verschlüsselt
• App-Konfiguration und Einstellungen, einschließlich eines Länder-Filters (ISO-Ländercodes, die der Händler von Retouren ausschließt - reine Konfiguration, keine personenbezogenen Daten)
• Gecachte Abonnement-Metadaten aus Shopify: Plan-Bezeichnung, Billing-Status, Trial-Enddatum, monatliche Bestellmengen-Zählung und Zeitstempel der letzten Prüfung. PackFlow verarbeitet keine Zahlungsdaten - die Abrechnung läuft ausschließlich über Shopify als Merchant of Record. Wir sehen keine Kreditkarten, Bankkonten oder Rechnungsadressen der Händler

Kunden-Daten (im Auftrag des Händlers über die Shopify-Admin-API)

• Name und E-Mail-Adresse (zur Identifikation der Bestellung bei der Retouren-Anmeldung)
• Versandadresse (für die Erzeugung des DHL-Retouren-Labels)
• Postleitzahl (nur bei der Packstation-Suche über die DHL-Standortsuche)
• Bestellinformationen: Bestellnummer, Positionen, Fulfillment-Status
• Shopify-Customer-ID (sofern vom Shop vergeben)
• Retouren-Notiz: optionales Freitextfeld, in dem der Kunde z.B. den Rückgabegrund beschreiben kann. Der Inhalt kann personenbezogene Informationen enthalten und wird so gespeichert, wie der Kunde ihn eingibt

Technische / Analytik-Daten

• Interne Status-Abfragen: Bestellnummer, Erfolgs-Flag und Zeitstempel. Diese Daten sind pseudonym, nicht anonym im Sinne von Art. 4 Nr. 5 DSGVO, da die Bestellnummer in Verbindung mit Shopify-Daten re-identifizierbar ist. In dieser Tabelle werden weder E-Mail-Adressen noch Tracking-Nummern gespeichert
• Webhook-Dedup-Marker zur Verhinderung doppelter Verarbeitung (keine PII, 90 Tage automatische Löschung)
• Retouren-Label-URL und QR-Code-URL: Links, die auf DHL-gehostete PDF-Dateien mit Kundendaten zeigen. Die PDF-Dateien selbst liegen bei DHL, nicht bei PackFlow

Wir verwenden die erhobenen Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionalität der App:

• Zuordnung eingehender Retouren zu konkreten Bestellungen anhand von Bestellnummer und E-Mail
• Erzeugung von DHL-Retouren-Labels und QR-Codes über die DHL Parcel DE Returns API unter Verwendung der Versandadresse des Kunden
• Verfolgung des Rücksendungs-Status über die DHL Shipment Tracking Unified API - ausschließlich intern, um den Eingang beim Händler zu dokumentieren. PackFlow betreibt kein öffentliches Tracking-Portal für Endkunden
• Packstation-Suche in der Nähe des Kunden über die DHL Unified Location Finder API auf Basis der vom Kunden angegebenen Postleitzahl
• Verwaltung von Retouren-Workflows (Genehmigung, Ablehnung, Status-Updates)
• Versand transaktionaler Status-E-Mails an den Kunden (Eingangsbestätigung bei Anmeldung der Retoure, E-Mail mit Retouren-Label bzw. QR-Code, optionale Ablehnungs-Benachrichtigung - standardmäßig deaktiviert) sowie einer internen Benachrichtigungs-E-Mail an den Händler über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 5)
• Synchronisation abgeschlossener Retouren mit dem nativen Shopify-Returns-System (shopifyReturnId), damit der Händler die Retoure auch im Shopify-Admin sieht
• Tausch-Bestellungen: Wählt ein Kunde im Portal einen Tausch statt einer Rückerstattung, erzeugt PackFlow eine Shopify-Draft-Order mit den Kundendaten aus der Original-Bestellung. Die Draft-Order liegt bei Shopify; PackFlow speichert lediglich die exchangeOrderId-Referenz
• Shopify-Flow-Trigger: Bei den Ereignissen „dhl-return-created“, „dhl-label-created“ und „dhl-return-status-changed“ übergibt PackFlow die Felder customer_id, customer_email, order_number, return_reason, item_count und return_id an die Shopify-Flow-Engine. Diese Daten verlassen dabei nicht das Shopify-Ökosystem
• Händler-Statistiken (Retouren-Rate, Rückgabegründe, Zeitverlauf)
• Abonnement-Prüfung über Shopify Managed Pricing auf Basis der monatlichen Bestellmengen-Zählung

Soweit die Timmgard GmbH personenbezogene Daten als Verantwortlicher verarbeitet (insbesondere Händler-Daten und technische Betriebsdaten), erfolgt die Verarbeitung auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung des Vertrags über die Nutzung der App gegenüber dem Händler, insbesondere Bereitstellung des Retouren-Portals, Erzeugung von DHL-Retouren-Labels und Verwaltung der Retouren-Workflows
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere im Zusammenhang mit den Shopify-Compliance-Webhooks und der Nachweisbarkeit der fristgerechten Bearbeitung von Betroffenenanfragen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der App, insbesondere interne Status-Protokollierung, Webhook-Deduplizierung zur Verhinderung doppelter Verarbeitung und Missbrauchsabwehr

Soweit PackFlow Kunden-Daten im Auftrag des Händlers verarbeitet (Art. 28 DSGVO), ist der Händler Verantwortlicher; die Bestimmung der Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung (in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Abwicklung der Retoure im Rahmen des Kaufvertrags) obliegt dem Händler.

Wir geben personenbezogene Daten ausschließlich an die unten aufgeführten Auftragsverarbeiter weiter. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; der vollständige AVV ist unter https://tg-ai.de/avv/packflow-returns abrufbar. Wir verkaufen, vermieten oder übergeben keine personenbezogenen Daten an andere Dritte zu Werbe-, Profiling- oder Marketing-Zwecken.

Shopify Inc. (Kanada / USA)

Shopify Inc., 151 O'Connor Street, Ottawa, Ontario K2P 2L8, Kanada, ist unser primärer Auftragsverarbeiter. Sämtliche Bestell-, Kunden-, Produkt-, Fulfillment-, Retouren- und Draft-Order-Daten stammen aus und liegen bei Shopify; PackFlow greift über die Shopify-Admin-API darauf zu. Als Merchant of Record übernimmt Shopify zudem die Händler-Abrechnung. Drittlandübermittlungen außerhalb des EWR sind über den Angemessenheitsbeschluss für Kanada (Entscheidung 2002/2/EG) sowie EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 im Rahmen der Shopify-DPA abgesichert.

Deutsche Post DHL Group (Deutschland)

DHL verarbeitet Daten über drei separate APIs, die jeweils auf die minimal erforderlichen Felder beschränkt sind:

• Parcel DE Returns (Retouren-Label-Erzeugung): Kundenname, E-Mail-Adresse und vollständige Rücksendeadresse
• Shipment Tracking Unified (Status des Rücksendungs-Versands): ausschließlich Tracking-Nummer
• Unified Location Finder (Packstation-Suche in der Nähe): ausschließlich Postleitzahl

DHL verarbeitet diese Daten auf EU-Infrastruktur nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Render Services Inc. (USA)

Render Services Inc., 525 Brannan St, Suite 300, San Francisco, CA 94107, USA, ist Hosting-Provider der Anwendung und der PostgreSQL-Datenbank. Primärer Server-Standort: Frankfurt, Deutschland (EU). Render ist seit dem 6. Januar 2025 unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; subsidiär gelten EU-Standardvertragsklauseln 2021/914. Render betreibt die Infrastruktur, verarbeitet aber über die reine Speicherung hinaus keine personenbezogenen Daten aktiv in unserem Auftrag. Datenbank-Backups sind verschlüsselt.

Resend Inc. (USA)

Resend Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA, versendet die transaktionalen E-Mails der App (Retouren-Eingangsbestätigung, Label-E-Mail, optionale Ablehnungs-Benachrichtigung, Händler-Benachrichtigung) mit der Absenderadresse [email protected]. Die Versand-Infrastruktur liegt in der EU (Irland, AWS eu-west-1); Account-Metadaten und Sent-Logs liegen in US-Infrastruktur. Resend ist seit März 2025 unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; subsidiär gelten EU-Standardvertragsklauseln 2021/914.

Die App-Infrastruktur und die Datenbank werden ausschließlich in der EU (Frankfurt, Deutschland) betrieben. Übermittlungen in Drittländer erfolgen ausschließlich gegenüber den in Abschnitt 5 genannten Auftragsverarbeitern und sind wie folgt abgesichert:

• Shopify Inc. (Kanada): Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für Kanada (Entscheidung 2002/2/EG) sowie EU-Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 im Rahmen der Shopify-DPA
• Render Services Inc. (USA): primärer Server-Standort Frankfurt, Deutschland (EU); DPF-zertifiziert seit 6. Januar 2025; subsidiär SCCs 2021/914
• Resend Inc. (USA): Versand-Infrastruktur in der EU (Irland, AWS eu-west-1); Account-Metadaten und Sent-Logs in US-Infrastruktur; DPF-zertifiziert seit März 2025; subsidiär SCCs 2021/914
• Deutsche Post DHL Group (Deutschland): Verarbeitung auf EU-Infrastruktur; keine Drittlandübermittlung

Ergänzend kommen technische und organisatorische Maßnahmen (Transport-Verschlüsselung, Zugangsbeschränkungen) zum Einsatz.

PackFlow setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um:

• Alle Daten werden auf von Render in der EU (Frankfurt, Deutschland) betriebenen Servern gespeichert
• DHL-API-Passwörter werden at-rest mit AES-256-GCM unter einem rotierbaren Master-Key verschlüsselt
• Kundendaten (Name, E-Mail, Adresse, Retouren-Notizen) sind at-rest durch Datenbank-Access-Control und verschlüsselte Backups geschützt; PackFlow ist Auftragsverarbeiter und muss diese Daten lesen können, um den Service zu erbringen - eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung findet daher nicht statt
• Die gesamte Datenübertragung erfolgt über TLS 1.3
• Datenbank-Backups sind verschlüsselt
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf autorisiertes Personal beschränkt

Es gelten folgende Speicherfristen:

• Retouren-Datensätze und Retouren-Positionen: personenbezogene Daten (Name, E-Mail-Adresse, Versandadresse, Retouren-Notizen, Label- und QR-Code-URLs) werden 6 Monate nach Erreichen eines Endstatus der Retoure (abgeschlossen, storniert oder abgelehnt) anonymisiert; der verbleibende pseudonyme Retouren-Datensatz wird 24 Monate nach Abschluss gelöscht. Laufende Retouren sind davon nicht betroffen
• Deinstallation: Die Löschung aller Shop-Daten (Retouren, Konfiguration, gecachte Abonnement-Metadaten) wird unmittelbar mit dem Deinstallations-Webhook von Shopify angestoßen und zusätzlich über den shop/redact-Compliance-Webhook (von Shopify ca. 48 Stunden nach Deinstallation versendet) abgesichert; verschlüsselte Backups werden spätestens innerhalb von 30 Tagen überschrieben
• Analytik-Daten (Status-Lookup-Events, Webhook-Dedup-Marker): 90 Tage automatische Bereinigung, unabhängig vom Installationsstatus
• Einzelne Kundendatensätze auf Anfrage: Pseudonymisierung unmittelbar bei Eingang des customers/redact-Compliance-Webhooks von Shopify (innerhalb der von Shopify vorgesehenen 30-Tage-Frist); Bestell-Referenzen, die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (§ 257 HGB, § 147 AO), bleiben erhalten
• Zahlungsrelevante Datensätze: von Shopify als Merchant of Record verwaltet; liegen nicht im Verantwortungsbereich von PackFlow

PackFlow führt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO durch, die rechtliche Wirkung gegenüber betroffenen Personen entfaltet.

PackFlow verarbeitet im Auftrag des Händlers Retouren-Daten von Kunden, die zuvor eine Bestellung im Shop aufgegeben haben. Die Altersprüfung beim Kaufvorgang liegt beim Händler. Die App erhebt keine Daten direkt von Minderjährigen und richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren im Sinne von Art. 8 DSGVO.

Als Kundin oder Kunde eines Händlers, der die App einsetzt, haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Anforderung einer Kopie der über Sie gespeicherten Daten
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Übertragung Ihrer Daten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht

Hinweis zum Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte direkt an den Händler (Shop-Betreiber) als Verantwortlichen. Der Händler kann Anfragen über die Shopify-Compliance-Webhooks an uns weiterleiten.

Betroffene haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für die Timmgard GmbH zuständig ist:

Die Timmgard GmbH ist als Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden und ohne Kerntätigkeit mit umfangreicher regelmäßiger Überwachung oder Verarbeitung besonderer Datenkategorien nach § 38 BDSG nicht zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Datenschutzanfragen werden zentral unter [email protected] entgegengenommen und innerhalb der gesetzlichen Fristen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO, in der Regel maximal 30 Tage) beantwortet.

Die App implementiert sämtliche von Shopify für DSGVO-Konformität vorgeschriebenen Compliance-Webhooks:

• customers/data_request: liefert alle gespeicherten Daten zu einem bestimmten Kunden zurück
• customers/redact: anonymisiert bzw. löscht sämtliche personenbezogenen Daten eines bestimmten Kunden
• shop/redact: löscht alle mit dem Shop eines Händlers verbundenen Daten (48 Stunden nach Deinstallation)

Die App setzt keine Cookies und verwendet keinen Browser-Local- Storage zur Identifikation. Die Authentifizierung im eingebetteten Admin erfolgt über Shopify-Session-Tokens.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Änderungen werden auf dieser Seite mit aktualisiertem Datum veröffentlicht. Die fortgesetzte Nutzung der App nach einer Änderung gilt als Zustimmung zur überarbeiteten Fassung.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Datenverarbeitung:

Für Betroffenenanfragen wenden Sie sich bitte an den Händler (Shop-Betreiber), der die App in seinem Shopify-Shop installiert hat.